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第113回:サイトの制作・運用などのプロジェクトを円滑に進めるためのポイント

なるマガ!
Vol.113 14/12/05

今回なるマガをお送りさせていただきますのは、
企画コンテンツ事業部で、
制作のディレクションやデザインを担当している
プロ野球(セ)とビールが好きな中根と申します。

どうぞよろしくお願いいたします

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SEOの入電件数が わ・か・る!
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だから、
ホントの費用対効果が わ・か・る!

しかも、
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まずは、ご相談だけでも どうぞ!
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サイトの制作・運用だけではなく、
複数の会社、担当者様が絡んでいるプロジェクトにおいて、

「これは誰に聞けば情報を持っているのだろう…」
「最新の情報はどこにあるのだろう…」
「なんで、このことを先に言ってくれなかったんだ…」

などと思うことはありませんでしょうか?

私はこういったモヤモヤや、後悔することがあまり好きでないので、
スッキリさせるべくいろんな方法を試しているのですが、
いまのところ、うまくいっている方法を共有したいと思います。

いろんな立場の方でも応用できるかと思いますので、 みなさまのお仕事がよりはかどるヒントとなりますように!

■管理表を作成、関係者で共有する
メールで制作関係者をccに入れているからといって、
関係者の皆様全員が、進行を常に把握していることはまずありません。

主にやりとりをしている自分とお客様だけに限らず、
デザイナー、ディレクター、プログラマー、コーダー、
他社の制作会社様、リスティングアカウントの管理者、
SEOの運用担当者、ご担当者様のその上司の方、さらにその他の部署の方…

挙げればキリがないほど、1つのウェブサイトに対して
たくさんの人達が関わっているのです。

小さな規模から始めたプロジェクトも
気づけばシステムを構築しはじめたり、サイトを拡大したりすることで
関わるメンバーが増加するケースもあります。

そういった場合、
いずれも、「関わっている人たち」同士で
「いつ、だれが、誰の指示で、何のために、何をしたのか」
をすぐに把握できるようにしておくと、
「あれ…これって誰かが対応したんだっけ??」
と、メールを検索&さかのぼる、または分かりそうな人に
いちいち確認する、というような時間を削減できます。

アクアウェブでは、
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 ・運用ルール
  →更新や、チェックフローのルールなど。

 ・関係者
  →登場人物の担当範囲と、連絡先。

 ・管理サイト一覧
  →運用する必要のあるサイトのリストと、
   どういった分析のタグが入っているかなどの情報をプラスしたもの。

 ・各サイトのサイトマップ
  →metaも確認できるようなリスト。
   変更があった場合には更新する。

 ・ログ
  →各社、各担当者が何をしたのか、どういった状態なのかを
   更新の度に記す。
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といった項目を基本としたGoogleスプレッドシートを運用、共有することで
複数の制作会社様や、複数のサイトの運用管理を効率よく行っています。

プロジェクトの規模が小さいうちから導入していくと、
関係者が増えたときにもスムーズに引き継ぎができるので
早めに整えておくことをオススメいたします。

■先回りする
新しいプロジェクトにとりかかる前に、
まず、過去にトラブルになったことを思い出します。

「まさかの公開直前であんなトラブルがあったなー」
「土日にサイトが止まって、関係者に連絡つかなくて困ったなー」
「19時公開後の修正がエンドレスで大変だったなー」

あんなことやこんなこと…
本来、だれしもがミスやトラブルがないように進めているはずなのに、
起こりえないことを想定していなかったが故に困ったことになっているのです。

なので、過去のトラブルを冷静に振り返り、
絶対起きなさそうなトラブルですら一旦リストアップします。
そこから、新しいプロジェクトに対しての心配事、
ネガティブな項目を挙げた上で、先にその芽を潰す!という方法です。

上記のような苦い思い出からだと、

「まさかの公開直前であんなトラブルがあったなー」
→公開直前のスケジューリングが甘かったから、
 きちんと時間を確保しよう。
 (急ぎで!と言っているクライアントを先に説得しておこう)
 あとは、チェック体制の見直しと、サーバのスペックに問題がないか
 最初に確認しておこう。

「土日にサイトが止まって、関係者に連絡つかなくて困ったなー」
→自分たちが休みでもお客様は営業日だったり、
 不具合が起きて、それがお問い合わせや購入のチャンスに関わる
 ことであれば一大事。
 土日・夜間の緊急連絡先と対処については
 一番最初に契約書に入れておこう。

「19時公開後の修正がエンドレスで大変だったなー」
→修正が遅れに遅れて、チェック不十分で公開したから
 公開後の修正がエンドレスになったんだ…
 関係者の皆様が確認できる時間帯であることと、
 十分に検証をしてから公開をするという意識をもって
 臨機応変にスケジュールと方針の変更をしよう。

・・・のような考えをもつことで、
何か事態が起きてからの対応ではなく
起こる前に動く、ということが可能になります。

言い方を変えると、
「過去の失敗から学んで、新しいプロジェクトに対して臨もう!」
という単純な話なのですが、思いがけないことはよく起こりうるので、
先に失敗談からのネガティブな項目を作っておくと、
トラブルや事故発生を防げるだけでなく、
最短距離でのリカバーが可能になりますのでオススメです。

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ホントの費用対効果が わ・か・る!

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。

以上、何か皆様のお仕事がはかどる
きっかけになりましたら幸いです!

次回の なるマガ!もどうぞ宜しくお願いいたします。

@横浜DeNAベイスターズファン 中根

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発行:14/12/5